De bonnes factures

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Comme tout blogueur qui se respecte, je regarde les statistiques d’accès à mes blogs, et dans le cas de télétravail 2.0, je regarde tout particulièrement les expressions recherchées par les Internautes sur les moteurs de recherche et qui les ont amenés sur ce site.

Les recherches se répartissent en deux grands ensembles : des questions portant sur la comptabilité (”comment créer un compte client en comptabilité”) et des questions très générales, souvent d’une naïveté déconcertante (”combien gagne un teletravailleur indepandent”, ou “logiciel du teletravail” [sic])…

J’ai déjà expliqué ici que je ne compte pas donner de conseils ou d’infos de comptabilité, puisque je sous-traite ces questions et problématiques à un expert comptable, dont c’est le travail, et je vous conseille d’en faire de même.

Je ne m’attendais pas aux questions très basiques sur le télétravail. Je suis parti du principe, visiblement à tort, que tout le monde savait (à peu près) de quoi il s’agissait. Peut-être faudra-t-il que j’écrive un billet qui répond à ces questions fondamentales. Ou pas.

Restent enfin deux objets de recherche qui reviennent régulièrement : le portage salarial et la facturation.

Concernant le portage salarial, j’espère que mon billet sur la question répond aux interrogations de ces Internautes.

Quant à la facturation, il y a ceux qui cherchent des modèles, et ceux qui veulent savoir ce qui doit figurer sur une facture.

Alors je le redis ici. Si vous utilisez Microsoft Office, vous disposez de modèles de facture. Bien que je n’utilise plus Excel et que je sois sur Mac, je vous donne le truc pour Excel sous Windows. Lancez Excel, allez dans Fichier > Nouveau classeur, puis sélectionnez Créer à partir d’un modèle. Vous devriez trouver un modèle de facture.

Pour ce qui doit figurer sur une facture, question légitime que je me suis posée au départ de mon activité, car je ne passe pas par mon comptable pour facturer mes clients, voici ce que je peux vous dire (je ne suis pas responsable en cas de perte ou dommage suite à une éventuelle erreur, bla, bla, bla).

Il n’y a pas de règle de facturation particulière pour le télétravail, donc les infos qui pullulent sur la toile s’appliquent.

Néanmoins, puisque vous êtes ici, je vais vous aider. La liste présentée ci-après est tirée du un Dico de gestion du dirigeant qui figure dans l’agenda papier que m’a offert mon expert comptable (et hop, une raison supplémentaire d’avoir recours à l’un d’eux).

Donc allons y :

  • Le nom, l’adresse, le numéro SIREN/SIRET
  • Le nom et l’adresse du client facturé
  • Les numéros d’identification à la TVA (votre N° de TVA quoi)
  • La date de la facture
  • Le numéro de la facture (note que les numéros doivent être consécutifs !)
  • La dénomination et la quantité précises des produits ou de la prestation.
  • Le prix unitaire et la TVA applicable
  • La date de règlement
  • Facultatif : pénalités de retard, conditions d’escompte par paiement anticipé (aucune idée), conditions générales de vente…

J’espère que tous ceux (nombreux) qui semblent arriver sur ce blog à la recherche de cette info seront satisfaits.

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Mon trésor

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Vous êtes à votre compte, en tant que travailleur indépendant.

Vous avez des clients.

Vous avez du travail.

Vous facturez, vous facturez.

Tout baigne, tout va bien.

Sauf que…

Il ne faut pas confondre chiffre d’affaires et argent dans votre poche…

Si vous êtes comme moi, deux choses vous faisaient peur à l’idée de vous lancer.

1/ L’aspect administratif, mais ça, comme nous l’avons vu, c’est un faux problème.

2/ Le fait que la première année, les charges sont forfaitaires.

En fait, l’URSSAF, la sécu et les retraites vous facturent des sommes relativement modestes la première année.

Et la deuxième année, ces administrations regardent ce que vous avez réellement gagné la première année, et elles vous “régularisent”.

Non seulement elles ajustent ce que vous devez désormais leur payer, mais elles vous réclament la différence entre les montants forfaitaires payés la première année et ce que vous auriez du leur payer, au regard de votre CA réel.

Le moment venu, il faut donc avoir les reins assez solides pour pouvoir payer les charges au réel, ainsi que la régularisation, ce qui peut représenter des sommes conséquentes.

Certes, elles ne vous tombent pas toutes dessus exactement en même temps, et elles ne réclament pas tout d’un coup. Par défaut, elles vous proposent un échéancier de paiement.

Et puis ça part d’un bon sentiment. Il s’agit de ne pas vous assommer de charges alors que vous lancez votre activité.

Mais il est facile de se dire qu’on gagne bien sa vie la première année, en oubliant que l’on est en sursis…

Moi, ça fait maintenant deux ans que je me suis lancé, et malgré ma prudence, je vivais dans l’angoisse de ne pas pouvoir faire face à ces régularisations le moment venu.

Finalement, même si ça fait mal quand ça vous tombe dessus, j’ai globalement passé ce cap et tenu le choc.

(Cela étant, j’ai fait un meilleur chiffre la deuxième année que la première, donc les régularisations vont continuer).

Je ne cherche pas à vous décourager. Dans les faits, ce n’est pas si compliqué que ça.

1/ Il suffit de facturer en conséquence.

En gros, s’il vous faut 2000€ par mois pour (sur)vivre, il faut pouvoir facturer le double et ne pas dépenser le surplus.

2/ Il faut autant que possible travailler régulièrement.

Car lorsque vous facturez 4000€, sur papier, et aux yeux des administrations, vous avez gagné 4000€, même si la somme n’arrivera dans votre compte en banque qu’un mois plus tard (si tout va bien)… Vous vivez donc du fruit de vos travaux passés.

Je n’ai pas de truc à vous proposer.

Du point de vue des sous, il faut être plus fourmi que cigale.

Il faut avoir la discipline de mettre des sous de côté tous les mois, ou de ne pas tout dépenser.

L’indépendance est à ce prix.

Je me rassure de plusieurs manières.

1/ Je suis mon CA. C’est grisant.

2/ Je suis les sommes que j’ai facturées, mais pas encore perçues. Ce qu’on appelle la trésorerie.

Là, il y a deux manières de voir les choses : le verre à moitié vide ou à moitié plein…

C’est flippant de constater le décalage entre ce que vous avez facturé et ce que vous avez perçu.

Il faut donc regarder la somme d’argent énorme que vous allez percevoir (et non que vous n’avez pas perçue), qui va récompenser votre travail et qui symbolise et célèbre la réussite de votre vie d’indépendant.

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Des chiffres et des lettres

camembert.jpgComme je vous l’expliquais—et ce n’était pas une boutade—une fois que vous avez fait le tour de la question (comment se mettre à son compte) et que vous vous retrouvez étourdi avec plus de questions que de réponses, vous vous trouvez un expert comptable qui vous aide alors à faire le tri et à trouver la formule qui vous convient.

Donc vous avez ou vous êtes maintenant votre petite entreprise et votre comptable s’occupe de tous les aspects techniques qui vous échappent ou que vous ne souhaitez pas creuser parce que vous avez mieux à faire.

Il reste que c’est à vous de facturer vos clients et de trouver un système pour suivre votre activité au jour le jour.

  • Il ne faut pas oublier de facturer vos clients
  • Il faut les relancer s’ils ne paient pas à échéance
  • Il est utile d’avoir une idée de l’état de votre trésorerie
  • Il est utile d’avoir une idée de la progression ou non de votre chiffre d’affaires

Si vous êtes télétravailleur, vous n’êtes à priori pas trop allergique à l’informatique et vous allez chercher une solution de ce côté-là.

Et si vous êtes comme moi, vous allez vous retrouver complètement bloqué. Car il existe des tas de logiciels de compta ou de gestion pour les professions libérales qui vous permettent de suivre tout ça dans les règles de l’art, mais qui vous obligent en fait à maîtriser les concepts et à gérer l’ensemble de votre comptabilité.

Si ça vous chante, pourquoi pas. Mais moi, comme je vous le répète depuis le début, je n’ai ni le temps, ni l’envie d’apprendre le jargon et les règles de ce (noble) métier.

Et je me fous de suivre les règles de l’art en la matière. Je veux juste savoir où j’en suis.

Donc que faire?

Voici mon flux de travail complet:

  • Je reçois une demande de devis
  • J’envoie mon devis par email
  • Je reçois l’accord du client
  • Je consigne quelques infos sur le projet dans un grand tableau: client, projet, montant.
  • Lorsque je suis prêt à livrer, je crée une facture (j’utilise une petite base que je me suis construite dans FileMaker Pro, mais tous les tableurs et/ou traitements de texte ont des modèles de facture qui peuvent faire l’affaire).
  • J’ajoute la date et le numéro de facture au projet concerné dans mon petit tableau
  • Lorsque je reçois le paiement, j’ajoute que le paiement a été reçu au même tableau
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Ensuite, c’est facile de trier/filtrer par client et avec un peu d’astuce, par mois, par trimestre etc. Et je me suis même conçu un petit tableau récapitulatif qui me montre le total facturé, encaissé, et en cours par trimestre et ça me suffit amplement.

Je ne sais pas si c’est un tropisme français, mais je n’ai pas trouvé le moindre logiciel axé sur la facturation et le suivi de base qui soit adapté. Il existe plein de solutions venant des États-Unis, mais qui sont difficilement utilisables en France (problèmes de langue, de conventions, voire de devise, de TVA etc.)

Sur Mac, j’ai trouvé un logiciel vraiment très bien, Billings, qui ne m’oblige pas à penser compta, qui est axé projet et facturation, qui gère la TVA et l’Euro et qui permet de créer ses propres modèles de factures (même si cet aspect-là du programme n’est pas simple). S’il ne coinçait pas sur un détail crucial et spécifique à ma profession, je pourrais aisément m’y convertir. Je leur ai demandé la modification dont j’ai besoin. On verra bien.

Sur pécé, je ne me suis pas renseigné.

Et vous, qu’utilisez-vous ?

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